Datenschutzerklärung HIL GmbH

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten  durch die HIL Heeresinstandsetzungslogistik GmbH und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

A. Grundlegende Angaben gem.  Artikel  13 und 14 DS-GVO

1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Die Verantwortliche im Sinne der DS-GVO ist die

HIL Heeresinstandsetzungslogistik GmbH (HIL GmbH)
Josef-Wirmer-Straße 2 - 8
53123 Bonn

Telefon: + 49 228 - 4463 - 0
Fax: + 49 228 - 4463 - 100
E-Mail: info(at)hilgmbh.de

2. Datenschutzbeauftragter der HIL GmbH

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit unserer Webseite oder generelle Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die HIL GmbH haben, kontaktieren Sie unseren Datenschutzbeauftragten.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Post unter der o. g. Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter:

datenschutz(at)hilgmbh.de

3. Aufsichtsbehörde

Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die HIL GmbH nicht rechtmäßig erfolgt, können Sie sich mit Ihrer Beschwerde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG) an jede Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden. Die gem. Art. 55 DS-GVO zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Husarenstr. 30
53117 Bonn

Telefon: +49 228-997799-0
Fax: +49 228-997799-5550
E-Mail: poststelle(at)bfdi.bund.de

4. Betroffenenrechte

Für uns ist es ein grundlegendes Anliegen, unsere Verarbeitungsprozesse fair und transparent zu gestalten. Daher ist es uns wichtig, dass betroffene Personen bei  Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzung folgende Rechte ausüben können:

  • Recht auf Auskunft, Art. 15 DS-GVO
    Sie  haben das Recht, Auskunft über Ihre bei der HIL GmbH  verarbeiteten personenbezogenen Daten und insbesondere über ihren Verarbeitungszweck sowie ihre Speicherdauer zu erhalten.
  • Recht auf Berichtigung, Art. 16 DS-GVO
    Dieses Recht umfasst, unrichtige personenbezogene Daten korrigieren zu lassen oder unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.
  • Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Art. 17 DS-GVO
    Sie haben das Recht, personenbezogene Daten bei der HIL GmbH als für die Verarbeitung Verantwortliche löschen zu lassen. Daten können gelöscht werden, wenn die Verwendung zu dem bestimmten Zweck nicht mehr notwendig ist, die erteilte Einwilligung widerrufen wurde oder die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Dem Löschungsbegehren dürfen keine Rechtsgründe entgegenstehen, wie sie insbesondere in Art. 17 Abs. 3 DS-GVO erwähnt sind.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DS-GVO
    Sie haben das Recht, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzuschränken.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DS-GVO
    Sie haben nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen bereitstellen zu lassen.
  • Recht auf Widerspruch, Art. 21 DS-GVO
    Sie haben nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung ihrer vom Verantwortlichen erhobenen personenbezogenen Daten zu widersprechen.
  • Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling, Art. 22 DS-GVO
    Sie haben das Recht, einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung- einschließlich Profiling- beruhenden Entscheidung nicht unterworfen zu werden, sofern kein Ausnahmegrund nach Abs. 2 dieser Vorschrift greift.
  • Recht auf Widerruf der erteilten Einwilligungserklärung
    Soweit die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre erteilte Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen.

Um Ihre Rechte auszuüben, können Sie sich per E-Mail an ​datenschutz(at)hilgmbh.de wenden.
Zur Identifizierung bitten wir Sie um folgende Angaben:

  • Name
  • Postanschrift
  • E-Mail-Adresse

Um Ihren Antrag bearbeiten zu können, sowie zu Identifizierungszwecken, weisen wir darauf hin, dass wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO verarbeiten werden.

Sollten Sie uns eine Kopie Ihres Ausweises zusenden, so bitten wir alle Angaben bis auf Name, Vorname, Adresse zu schwärzen.
 

B. Zwecke und Umfang der Datenverarbeitung

1. Internetauftritt

Die Nutzung unserer Webseite ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis.  Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.

Bei jedem Zugriff eines Nutzers auf eine Seite aus dem Angebot der HIL GmbH und bei jedem Abruf einer Datei werden Zugriffsdaten über diesen Vorgang in einer Protokolldatei auf unserem Server gespeichert.

Jeder Datensatz besteht aus:

  • der Seite, von der aus die Datei angefordert wurde (sog. Referrer-URL)
  • dem Namen der Datei
  • dem Datum und Uhrzeit der Anforderung (sog. "time stamp")
  • der übertragenen Datenmenge
  • dem Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.)
  • einer Beschreibung des Typs des verwendeten Internetbetrachtungsprogramms (z.B. Mozilla Firefox, Google Chrome oder Microsoft Internetexplorer, Apple Safari, Opera etc.)

Zweck der Verarbeitung
Die Erhebung dieser Daten in den Logfiles dient der Protokollierung abgewehrter oder schadhafter Website-Zugriffe, der  Sicherstellung forensischer Tätigkeiten und der Sicherheit und Stabilität unserer Webseite.

Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist  Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Berechtigte Interessen
In den genannten Zwecken liegt auch das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Dauer der Datenspeicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist in der Regel nach spätestens einem Monat der Fall.

Widerspruchsmöglichkeit 
Soweit Daten im beschriebenen Umfang erfasst werden, ist dies für die Sicherung und den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Es besteht daher keine Widerspruchsmöglichkeit.

2. Vergabemarktplatz

Vor der Nutzung unseres Vergabeportals müssen Sie sich registrieren. Hierzu erfassen wir Ihre Unternehmensdaten, aber auch den Namen, die Telefonnummer und die E-Mailadresse eines Ansprechpartners. Diese Daten verwenden wir ausschließlich zur Registrierung und der Abwicklung der Vergabeverfahren. Solange Sie in unserem Vergabemarktplatz registriert sind, nutzen wir diese Daten. Sie können der weiteren Nutzung widersprechen. Bitte senden Sie uns hierzu eine Mitteilung an vergabe [at] hilgmbh.de. Wir werden Ihre Daten und den dazugehörigen Account dann löschen.

Zwecke der Datenverarbeitung

Zum einen werden personenbezogene Daten der an dem Verfahren Beteiligten erhoben, um die Nutzung einer Vergabeplattform überhaupt zu ermöglichen. Diese „Anmeldedaten/Nutzerdaten“ sind Informationen zur ausschreibenden Stelle und des Bieters/Bewerbers einschließlich des dortigen Ansprechpartners, etwa der Name, die E-Mail-Adresse oder die berufliche Position. Diese Daten werden zur sicheren Authentifizierung an den Systemen benötigt.. 

Zum anderen können Ausschreibungsdokumente, die insbesondere von dem Bewerber/Bieter auf der Vergabeplattform im Vergabeprozess hochgeladen werden, personenbezogene Daten. Nach § 97 Abs. 4 GWB werden Aufträge an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen vergeben. Diese sog. Eignungskriterien stellen zwar im Regelfall auf unternehmens- und nicht personenbezogene Daten ab, teilweise können diese jedoch auch personenbezogene Informationen enthalten. Beispielhaft können Qualifikationen oder Erfahrungen einzelner Mitarbeiter, die im Rahmen eines Projektes eingesetzt werden sollen, genannt werden.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Anmeldedaten beruht regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist.

Für die Erhebung von Daten über die Nutzung der Plattform kommt als Rechtsgrundlage regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zum Tragen. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei in dem ordnungsgemäßen Betrieb und der Anpassung und Verbesserung unserer Vergabeplattform. Sofern die Verarbeitung von Daten über diese legitimen Zwecke hinausgehen, werden wir von Ihnen eine gesonderte Einwilligung einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).

Vergabeverfahren dienen der Anbahnung eines Vertrages über einen öffentlichen Auftrag und stellen daher eine vorvertragliche Maßnahme im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO dar.  Als Ermächtigungsgrundlage im Außenverhältnis zwischen uns und dem Bieter/Bewerber kann als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten der Mitarbeiter ebenfalls ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zum Tragen kommen.

Dauer der Datenspeicherung

Eine weitergehende Nutzung als die für die oben genannten Zwecke ist nicht vorgesehen. Endet der Zweck, etwa indem wir oder ein Bewerber das jeweilige Angebot zurücknehmen, sind auch die jeweiligen personenbezogenen Daten grundsätzlich zu löschen.

Das bedeutet für die Nutzungsdaten und Anmeldedaten, dass sie bei Vertragsende zwischen uns und dem Bewerber/Bieter zu löschen sind. Nach Ende des Vertragsverhältnisses ist eine weitergehende Speicherung jedoch teilweise erforderlich, um vergaberechtliche Dokumentationspflichten oder steuerrechtliche Vorgaben aus der Abgabenordnung zu erfüllen oder aber Ansprüche durchsetzen zu können. Insoweit bestehende Aufbewahrungspflichten überlagern die Verpflichtung zur Löschung aus dem Datenschutzrecht. Sobald diese Pflichten jedoch nicht mehr bestehen, erfolgt eine endgültige Löschun .

3. Kontaktformular

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind

  • Name (optional)
  • E-Mail Adresse und
  • Nachricht

Es unterliegt Ihrer freien Entscheidung, ob Sie diese Daten angeben. Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

  • Die IP-Adresse des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit der Kontaktaufnahme

Im Falle der Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

4. Bewerbungsverfahren und Beschäftigtendaten

Sie können sich sowohl auf elektronischem Wege, als auch per Briefpost bei unserem Unternehmen bewerben. Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselt übersandte E-Mails nicht zugriffsgeschützt übermittelt werden. Die Übermittlung Ihrer Daten bei einer Bewerbung (Initiativbewerbung oder ausgeschriebene Stelle)  über unser eRecruiting-Portal erfolgt verschlüsselt.

Die HIL GmbH verarbeitet die personenbezogenen Beschäftigten- und Bewerberdaten auf Grundlage und unter Beachtung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren im deutschen Arbeitsrecht maßgeblichen Vorschriften (z.B. AGG, BetrVG, SGB etc.).

Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten innergrundsätzlich nur, soweit dies für die Registrierung zum eRecruiting-Portal, zur Durchführung des Bewerberprozesses und zur Stellensuche - oder zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses - erforderlich ist.

Darüber hinaus können wir Daten auch von Dritten (z.B. Jobbörsen wie Indeed, Stellenvermittlung) erhalten haben.

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten von Beschäftigten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname,  Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit,  Personalnummer), Kontaktdaten (etwa private Anschrift,  (Mobil-)Telefonnummer,  E-Mail-Adresse)  sowie die  Daten  des  gesamten Bewerbungsverfahrens (Anschreiben, Lebenslauf, (Arbeits-)Zeugnisse, Qualifikationsnachweise).

Sofern  Sie  im  Bewerbungsschreiben  oder  im  Laufe  des  Bewerbungsverfahrens  auch besondere  Kategorien  personenbezogener  Daten  (wie  Gesundheitsdaten,  Religionszugehörigkeit, Grad einer Behinderung) freiwillig mitgeteilt haben, findet eine Verarbeitung nur statt, wenn Sie hierin eingewilligt haben.

Zwecke der Verarbeitung

Dabei dient die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses primär der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, insbesondere der Feststellung inwieweit eine Eignung für die ausgeschriebene Position gegeben ist. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist dabei für Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 S.2 BDSG. Sollten Sie uns Ihre Einwilligung erteilen, Ihre Daten über einen längeren Zeitraum hinweg aufzubewahren, um Ihre Bewerbung ggf. zu einem späteren Zeitpunkt zu berücksichtigen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO als Rechtsgrundlage. Weiterhin können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich sein sollte. Rechtsgrundlage für diesen Fall ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DS-GVO. In der ggf. erforderlichen Abwehr von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung.

a) Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z.B. Fachbereich, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Einstellungsentscheidung und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Abweichend davon übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann - bspw. an Ermittlungsbehörden - wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

b) Wie lange speichert die HIL GmbH meine Daten?

An die HIL GmbH übermittelte personenbezogene Bewerberdaten werden gelöscht, sobald diese für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind; spätestens nach 6 Monaten. Dies gilt nicht, wenn Sie einer längeren Speicherdauer zugestimmt haben, die Speicherung zu Beweiszwecken erforderlich ist, oder gesetzliche Regelungen einer Löschung entgegenstehen. Zum Beispiel bewahren wir Ihre Bewerberdaten so lange auf, wie die Möglichkeit besteht, dass Sie gegenüber der HIL GmbH rechtliche Ansprüche geltend machen, z.B. wegen Verstoßes gegen Bestimmungen des AGG.

Führt Ihre Bewerbung hingegen zu einer Begründung eines Arbeitsvertragsverhältnisses mit Ihnen, werden Ihre Daten für Zwecke der üblichen Verwaltungs- und Organisationsprozesse und zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der geltenden rechtlichen Vorschriften weiter gespeichert und genutzt.

c) Bewerberpool

Durch eine separate Erklärung können Sie einwilligen, dass wir eine erfolglose Bewerbung nach Abschluss des jeweiligen Bewerbungsverfahrens in unseren Bewerberpool aufnehmen.

Dann besteht die Möglichkeit, dass wir Sie bei geeigneten, auf Ihr Profil passenden Stellenausschreibungen erneut kontaktieren. Ihre Bewerbung wird im Bewerberpool maximal 48 Monate belassen, danach löschen wir Ihre Daten auch dort automatisch.

Auch vor Ablauf dieser 48 Monate können Sie jederzeit unseren Datenschutzbeauftragten unter den oben stehenden Kontaktdaten kontaktieren und die Löschung Ihrer Daten auch aus dem Bewerberpool verlangen. Die Daten werden dann unverzüglich gelöscht.

Verweigern Sie diese Einwilligung, resultieren daraus keinerlei Nachteile für das konkrete Bewerbungsverfahren.

d) Welche Rechte kann ich als Betroffener geltend machen?

BewerberInnen  und Beschäftigten stehen - wie allen anderen Betroffenen - bei einer Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die HIL GmbH selbstverständlich die Betroffenenrechte gemäß Art. 15 bis 22 DS-GVO zu. Details hierzu siehe unter Abschnitt A, Ziffer 4 oben.

Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben das Recht sich mit einer Beschwerde an den o.g. Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 2) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (vgl. oben Punkt 3).

5. Empfänger von Daten

Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn Sie haben hierzu eingewilligt. Für das Hosting unserer Webseite und den Betrieb unseres Vergabemarktplatzes  sind wir jedoch auf den Einsatz von Dienstleistern angewiesen, die wir über eine

6. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern. Derzeitiger Stand ist Juli 2019.